REGOLAMENTO DEL SERVIZIO DI CONSERVAZIONE DIGITALE DEI LIBRI CONTABILI E DI ALTRI DOCUMENTI PER I COMMERCIALISTI

1.– OGGETTO DEL SERVIZIO.

CompEd Servizi Srl (di seguito CompEd Servizi), alle condizioni di cui al presente documento e dietro pagamento anticipato degli importi concordati, eroga un Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti riservato ai Commercialisti, in conformità alle norme vigenti (convenzionalmente denominato tra le parti "Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti per Commercialisti").
Il Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti per Commercialisti (in seguito indicato "Servizio"), prestato da CompEd Servizi, consiste: nella conservazione digitale dei libri contabili e degli altri documenti nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente nonché nella messa a disposizione all'Utente (per Utente, nel presente accordo, deve intendersi il Commercialista che stipula il Servizio), con modalità informatiche, dei predetti documenti elettronici.
Il Servizio non comprende – e non può comprendere – alcun tipo di controllo da parte di CompEd Servizi sulla correttezza, sulla completezza o sulla coerenza dei libri e/o degli altri documenti inviati e dei dati inseriti, limitandosi CompEd Servizi a conservare digitalmente i libri contabili e gli altri documenti che l'Utente, assumendosene ogni responsabilità, avrà provveduto a trasmettere a CompEd Servizi stessa. Il Servizio è e deve intendersi, pertanto, di supporto tecnico-informatico e, ove richiesto, di carattere meramente compilativo.

2.– QUALITÀ DEI SERVIZI E CONTROLLI A CARICO DELL'UTENTE.

2.1.– Ove non diversamente stabilito, CompEd Servizi provvederà a sottoporre alla procedura informatica della "conservazione", in conformità alle norme vigenti, l'insieme dei libri contabili e degli altri documenti riferibili ad un singolo codice fiscale, trasmessi dall'Utente con almeno 10 giorni lavorativi di anticipo rispetto ai termini stabiliti dalla legge in materia di conservazione digitale dei documenti elettronici.
2.2.– L'Utente si obbliga a effettuare sempre e con diligenza, prima, durante e dopo ogni operazione importante, accurate verifiche e controlli e a tenerne precisa e dettagliata registrazione, al fine di rilevare e ovviare per tempo a possibili problematiche. In particolare rimane a carico dell'Utente il controllo dei libri contabili e degli altri documenti sia prima che subito dopo l'operazione di Conservazione Digitale da parte di CompEd Servizi, in modo da poter ovviare per tempo ad eventuali errori o malfunzionamenti. Rimangono a carico dell'Utente anche i tutti i controlli diversi da quelli specificamente previsti a carico di CompEd Servizi nel presente regolamento.
2.3.– Inoltre l'Utente si obbliga a:
a) adottare ogni e qualsiasi misura di sicurezza richiesta dalla legge, che sia idonea a garantire la protezione e la sicurezza, fisica e logica, dei propri documenti, dati e/o informazioni e in generale del proprio sistema informatico;
b) eseguire ogni eventuale comunicazione alle competenti autorità fiscali e/o amministrative che fosse richiesta in considerazione della conservazione a norma di legge dei documenti oggetto del presente accordo;
c) assolvere, secondo le modalità previste dalla normativa vigente, agli oneri di pagamento dell'imposta di bollo o di altre eventuali imposte, qualora ciò fosse previsto in ragione della tipologia di documento di cui richiede la Conservazione Digitale a norma.
2.4.– L'Utente dà atto e concorda che, per interventi di manutenzione o in funzione del traffico complessivo su internet, potranno verificarsi temporanee interruzioni delle attività, senza che ciò comporti diritti a indennizzi o a risarcimenti a carico di CompEd Servizi.
2.5.– L'Utente concorda che eventuali errori riconducibili all'attività di conservazione digitale dei libri contabili – se esclusivamente imputabili a CompEd Servizi stessa – comporteranno a carico di CompEd Servizi soltanto l'onere di conservare digitalmente nuovamente i libri contabili dell'Utente escluso tassativamente ogni altro diverso onere.
2.6.– Premesso che CompEd Servizi opererà con la massima diligenza e conserverà i documenti su più server e con più copie di salvataggio dei dati, situati in luoghi fisici distinti, l'Utente si impegna a tenere copia digitale dei dati dei libri contabili e degli altri documenti conservati, onde ridurre il rischio di perdita definitiva di tali dati e documenti.

3.– MODALITA' DI EROGAZIONE E REGOLAMENTAZIONE DEL SERVIZIO.

3.1.– CompEd Servizi è libera di erogare il servizio pattuito con l'Utente con le modalità meglio viste ed in piena autonomia, utilizzando, se ritenuto opportuno e a proprio insindacabile giudizio, in tutto o in parte, anche beni o servizi offerti da società, persone o enti terzi.
3.2.– Il software e l'hardware utilizzati per la prestazione dei servizi sono scelti unilateralmente da CompEd Servizi e sono e rimangono di esclusiva proprietà di quest'ultima.
3.3.– Affinché il Servizio possa essere prestato, l'Utente dovrà trasmettere a CompEd Servizi, con le modalità da quest'ultima pubblicate sul proprio sito Internet o diversamente comunicate, i libri contabili, i documenti e i dati ad essi relativi previsti dalle norme.
3.4.– L'Utente dichiara di essere autorizzato a trasmettere a CompEd Servizi i libri contabili, gli altri documenti e i dati che invierà a quest'ultima in esecuzione del Servizio e dichiara altresì di conferire a CompEd Servizi l'incarico di Conservazione Digitale di tali libri, documenti e dati.
3.5.– In base all'opzione tariffaria prescelta, l'Utente che abbia provveduto al pagamento dell'importo pattuito, ha diritto alla Conservazione Digitale dell'insieme dei libri contabili e dei documenti relativi ad un singolo anno fiscale afferenti il numero massimo di soggetti (ogni soggetto è individuato da un singolo codice fiscale) previsto dall'opzione prescelta. L'Utente, fino al raggiungimento del numero massimo di soggetti per cui ha acquistato il servizio, potrà iniziare ad usufruire del Servizio in qualsiasi momento entro e non oltre un periodo di anni 3 dalla data di acquisto.
È tassativamente esclusa la possibilità per l'Utente di trasferire a favore di soggetti diversi dallo stesso Utente, eventuali residui crediti che, per qualsiasi ragione, non siano stati usufruiti o che non possano più essere usufruiti.
3.6.– Qualora i libri contabili e i documenti afferenti un singolo codice fiscale, in sede di conservazione digitale da parte di CompEd Servizi, superino complessivamente la dimensione di spazio di memoria occupato di 20 (venti) MByte per i libri e documenti relativi a una singola contabilità semplificata e di 50 MByte per i libri e documenti relativi a una singola contabilità ordinaria, verrà addebitato il costo di una ulteriore contabilità dello stesso tipo, e così via per tutti i successivi multipli di 20 MByte o di 50 MByte o frazione di essi, a seconda dell'opzione prescelta.
3.7.– Il Servizio prestato da CompEd Servizi comprende la conservazione digitale a norma, per un periodo di dieci anni, dei libri contabili e dei documenti gestiti in esecuzione di questo accordo. All'uopo, l'acquisto da parte dell'Utente del Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti comporta, l'affidamento a soggetto esterno (CompEd Servizi) sulla base del presente accordo, della delega allo svolgimento delle specifiche attività di conservazione qui indicate, in conformità al manuale della conservazione di CompEd Servizi e in conformità, in particolare, agli art. 5 e 7 del DPCM 3 dicembre 2013.
3.8.– I documenti elettronici gestiti da CompEd Servizi nell'ambito del Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti, saranno resi disponibili on line all'Utente che potrà consultarli e scaricarli, con modalità telematiche, in qualsiasi momento, per tutto il periodo della gestione (come indicato all'art. 7). I documenti saranno gestiti e mantenuti on line in base ad elevati standard di qualità, tuttavia l'Utente prende atto che potranno occasionalmente verificarsi, anche per ragioni tecniche non dipendenti da CompEd Servizi, temporanee interruzioni della disponibilità on line dei documenti.
3.9.– Il prezzo delle prestazioni dovrà essere versato in via anticipata rispetto all'erogazione del Servizio tramite bonifico bancario o con qualsiasi altro mezzo che CompEd Servizi metterà a disposizione. In caso di mancato pagamento degli importi pattuiti, il Servizio non verrà erogato e CompEd Servizi sarà esente da qualsivoglia responsabilità per l'eventuale mancata esecuzione di adempimenti convenzionali o obbligatori.
3.10.- L'Utente potrà, a propria discrezione, se lo desidera, nei limiti del presente Regolamento, dare un accesso individuale a ciascun proprio Cliente (soggetto individuato da un singolo codice fiscale) affinché quest'ultimo possa consultare o scaricare i propri documenti; all'uopo l'Utente potrà generare in autonomia, nella propria area riservata del Portale Internet di CompEd Servizi, le credenziali di accesso per ciascun proprio Cliente per cui abbia acquistato il Servizio; tale consultazione potrà avvenire solo in modalità manuale e non tramite procedure automatiche, e in quantità ragionevole; CompEd Servizi si riserva il diritto di limitare il numero di accessi del singolo Cliente del Commercialista a propria insindacabile discrezione.

4.– DOCUMENTI DI RILEVANZA TRIBUTARIA.

4.1.– Le parti prendono atto che l'oggetto del servizio riguarda documenti di rilevanza tributaria (libri contabili e altri documenti) e che le procedure informatiche che CompEd Servizi utilizzerà per la gestione di detti documenti, vengono e verranno approvate e confermate, espressamente o tacitamente, dall'Utente.
4.2.– Le parti, altresì, prendono atto che CompEd Servizi, nell'esercizio dell'attività di gestione di documenti di rilevanza tributaria, presta un'attività meramente tecnico/informatica e puramente esecutiva di un incarico ricevuto dall'Utente, esclusa ogni altra connotazione di tipo consulenziale. In particolare CompEd Servizi non effettua e non può effettuare alcuna verifica e/o controllo sul contenuto, sulla completezza e sulla correttezza tributaria dei documenti; tale verifica spetta, in via esclusiva, preventiva e successiva tempestiva, all'Utente.
4.3.– Qualora la normativa vigente prevedesse termini perentori entro i quali compiere determinate operazioni, l'Utente dovrà attenersi scrupolosamente alle indicazioni di CompEd Servizi, fornendo tutti i documenti, tutti i dati nel formato corretto e la disponibilità delle persone eventualmente necessarie al compimento dell'operazione, entro un "adeguato termine anteriore" che sarà indicato da CompEd Servizi.
4.4.– Il mancato rispetto dell'"adeguato termine anteriore" indicato da CompEd Servizi all'Utente, non potrà garantire il compimento dell'operazione nei termini previsti dalle norme vigenti. In tal caso se l'operazione dovesse essere compiuta in ritardo, CompEd Servizi sarebbe completamente esonerata da qualsivoglia eventuale responsabilità.
4.5.– Se non diversamente specificato, con la locuzione "adeguato termine anteriore" di cui ai punti 4.3. e 4.4. si deve intendere un termine anteriore di almeno dieci giorni lavorativi liberi rispetto alla scadenza del termine previsto dalla normativa vigente per il compimento di una data operazione.

5.– RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI RISERVATEZZA DEI DATI.

5.1.– L'Utente dichiara sin d'ora, esonerando CompEd Servizi da ogni connessa responsabilità, che i documenti e i dati trasmessi a CompEd Servizi, sono trattati dall'Utente in modo lecito e in conformità alla legge vigente, anche con riguardo all'adozione delle misure minime di sicurezza, avendo l'Utente ottenuto tutte le autorizzazioni eventualmente necessarie da parte di terzi "titolari" o, comunque, degli interessati, ivi compresa l'autorizzazione a trasferire i documenti e i dati stessi a CompEd Servizi per il compimento delle attività pattuite.
5.2.– CompEd Servizi, parimenti, tratterà i dati e i documenti che riceverà dall'Utente con riservatezza e nel rispetto delle norme vigenti. CompEd Servizi potrà, nell'ambito delle proprie autonome scelte imprenditoriali e infrastrutturali, trattare i dati e i documenti trasmessi dall'Utente sia in Italia sia all'estero, nel territorio della UE e al di fuori della stessa.

6.– DURATA DEL CONTRATTO.

6.1.– Il Servizio di Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti, si conclude al raggiungimento del numero massimo di contabilità ordinarie e/o semplificate indicate nel piano tariffario prescelto dall'Utente, e si conclude dopo 10 anni di Conservazione come meglio indicato al successivo art. 7.3.. Per ciascuna contabilità ordinaria e/o semplificata acquistata, l'Utente potrà mandare in conservazione i libri contabili e altri documenti relativi ad un singolo anno fiscale, nei limiti di spazio di memoria indicati nel presente Regolamento.

7.– PROSECUZIONE DEGLI EFFETTI DEL CONTRATTO – DISPONIBILITA' ON LINE DEI DOCUMENTI DELL'UTENTE.

7.1.– Anche dopo il raggiungimento del numero massimo di contabilità nel piano tariffario acquistato dall'Utente, CompEd Servizi continuerà, comunque, a mettere a disposizione dell'Utente i documenti elettronici che lo riguardano con le modalità di cui al paragrafo che segue.
7.2.– La disponibilità on line dei libri contabili è mantenuta per dieci anni a partire dall'anno successivo a quello di conservazione digitale.
7.3.– Trascorso il termine decennale di cui al paragrafo precedente, la disponibilità dei documenti elettronici non sarà più mantenuta e l'eventuale attività richiesta a CompEd Servizi per il recupero degli stessi (che potrebbe anche essere non più possibile) sarà assoggettata, indipendentemente dall'esito, al pagamento da parte dell'Utente, delle tariffe normalmente applicate da CompEd Servizi per l'impiego del proprio personale tecnico. Eventuali costi di restituzione dei documenti e di eventuali supporti, saranno a esclusivo carico dell'Utente e, se non diversamente quantificati, saranno determinati sulla base dei listini di CompEd Servizi vigenti al momento del compimento delle predette attività.
7.4.- In caso di cessazione dell'attività da parte di CompEd Servizi rimane a discrezione di CompEd Servizi stessa il passaggio dei libri contabili conservati digitalmente ad altro fornitore di servizi di conservazione oppure la restituzione all'Utente dei libri contabili digitali conservati, con la modalità prevista dalla legge.
7.5.- Durante tutto il periodo di conservazione dei documenti digitali, l'Utente potrà richiedere a CompEd Servizi anche la consegna su supporto di memoria dei libri contabili digitali conservati, contro il pagamento anticipato a CompEd Servizi del costo di tale operazione alle tariffe di mercato vigenti al momento della richiesta.

8.– LEGGE APPLICABILE, GIURISDIZIONE E COMPETENZA.

8.1.– Il presente contratto è disciplinato, interamente, dalla legge Italiana.
8.2.– Ai sensi e per gli effetti della lettera b) dell'art. 14 del Regolamento n. 864/2007/CE, i rapporti extracontrattuali tra le parti sono, comunque, disciplinati dalla legge Italiana.
8.3.– In applicazione del Regolamento n. 44/2001/CE, nonché in disapplicazione e deroga ad eventuali diverse norme di collegamento di singoli ordinamenti o di Convenzioni Internazionali, ogni controversia, anche in ordine alla fase cautelare, comunque attinente alla interpretazione o esecuzione del presente contratto, sarà devoluta in via esclusiva alla Giurisdizione Italiana, con competenza, anch'essa esclusiva, del Foro di Genova.

9.– FORMA SCRITTA.

9.1.– Qualsiasi modifica al presente Regolamento deve risultare in forma scritta a pena di nullità. Le parti concordano nel non riconoscere validità giuridica alcuna alle dichiarazioni modificative verbali (o, comunque, non in forma scritta) precedenti, contemporanee o successive, da chiunque rese.

10.– MODALITA' DI COMUNICAZIONE DEI DATI.

10.1.– Il mezzo di trasmissione di tutti i dati necessari per l'erogazione del Servizio da parte di CompEd Servizi, è indicato sul sito Internet di CompEd Servizi. I dati necessari alla Conservazione Digitale dei Libri Contabili e di Altri Documenti saranno inviati a CompEd Servizi con le modalità indicate sul sito internet di CompEd Servizi. CompEd Servizi è libera di modificare tali modalità in qualsiasi momento, previa comunicazione all'Utente, tramite il sito Internet di CompEd Servizi o la PEC (Posta Elettronica Certificata).

11.– MODALITA' DI FATTURAZIONE DA COMPED SERVIZI ALL'UTENTE – AUTORIZZAZIONE ALL'INVIO IN FORMATO PDF

11.1.– CompEd Servizi provvederà ad inviare le fatture relative agli acquisti effettuati dall'Utente esclusivamente a mezzo della posta elettronica (email), in formato PDF. L'Utente, pertanto, autorizza, senza riserve, tale modalità di invio/ricezione dei documenti contabili afferenti i propri pagamenti e, contestualmente, dichiara di essere in grado di ricevere, visualizzare e stampare i predetti documenti in formato PDF, nonché di essere a conoscenza dell'obbligo di stampa su carta ai fini della relativa conservazione, in ossequio alla normativa vigente. L'indirizzo di posta elettronica al quale saranno trasmesse le fatture di CompEd Servizi, sarà quello indicato dall'utente al momento dell'acquisto del Servizio.

12.– POLITICA INTEGRATA AI SENSI DELLA NORMA INTERNAZIONALE UNI ISO 37001.

12.1.– L’Utente dichiara fin da ora di:
- avere preso atto che CompEd Servizi S.r.l. ha adottato una Politica Integrata ai sensi della norma internazionale UNI ISO 37001 e di aver preso visione della stessa, in quanto disponibile sul sito internet di CompEd Servizi S.r.l. al seguente link https://comped.it/file/documenti/POI100-POLITICA_PER_IL_SISTEMA_DI_GESTIONE_INTEGRATO.pdf;
- impegnarsi a tenere un comportamento conforme alle norme di legge e ai principi e alle regole di cui ai suddetti documenti e di condividerne i principi;
- accettare che la violazione delle norme e delle procedure contenute nella Politica Integrata, da parte del dichiarante, dei propri soci, amministratori, procuratori, dipendenti, collaboratori assimilati e/o altri eventuali collaboratori di cui la stessa debba rispondere (compresi gli agenti, i rappresentanti e gli altri mandatari), comporta la facoltà per CompEd Servizi S.r.l. di ottenere la risoluzione di diritto ex art. 1456 cod. civ. per inadempimento del dichiarante, per effetto della mera dichiarazione di volersi avvalere della presente clausola risolutiva espressa, nonché il diritto di richiedere il risarcimento dei danni, anche di immagine.
L’Utente si impegna inoltre a comunicare tempestivamente a CompEd Servizi ogni eventuale variazione di quanto riportato nella presente dichiarazione.

Vers. 23.01.2024