REGOLAMENTO DEL SERVIZIO PEC VALORE CERTO

DEFINIZIONI

Sistema di Conservazione Digitale di CompEd Servizi: l'insieme dell'hardware, del software, del personale e delle altre risorse organizzative, materiali e immateriali, riconducibili a CompEd Servizi, come descritto nel Manuale della Conservazione di CompEd Servizi vigente pro-tempore, finalizzati alla prestazione del Servizio di Conservazione delle PEC.

Utente: la persona fisica o giuridica, indentificata da un singolo codice fiscale, mittente o destinatario delle PEC immesse nel Sistema di Conservazione digitale di CompEd Servizi.

PEC: comunicazioni ricevute e trasmesse tramite Posta Elettronica Certificata e relative notifiche e ricevute.

1.– OGGETTO DEL SERVIZIO.

CompEd Servizi Srl (di seguito CompEd Servizi), alle condizioni di cui al presente documento e dietro pagamento anticipato degli importi concordati, eroga un Servizio di Conservazione Digitale delle PEC, in conformità alle norme vigenti (convenzionalmente denominato tra le parti "Servizio").
Il Servizio prestato da CompEd Servizi consiste nella conservazione digitale delle PEC nei modi e nei tempi previsti dalla normativa vigente nonché nella messa a disposizione all'Utente, con modalità informatiche, dei predetti documenti informatici. Il Servizio non comprende – e non può comprendere – alcun tipo di controllo da parte di CompEd Servizi sulla correttezza e sulla completezza dei documenti inviati e dei dati inseriti, limitandosi CompEd Servizi a conservare i documenti (comunicazioni tramite PEC) che il sistema legge automaticamente dalla casella, o dalle caselle, PEC dell'Utente, in accordo con la configurazione impostata dall'Utente stesso, sotto la propria responsabilità. Il Servizio è e deve intendersi, pertanto, di supporto tecnico-informatico. CompEd Servizi effettuerà, comunque, la verifica di coerenza tecnica in conformità a quanto previsto dal DPCM 3-12-2013 art. 9 comma 1, lettere (b) e (c) nonché quei controlli e quelle verifiche che saranno eventualmente concordati tra le parti con separati accordi scritti.

2.– QUALITÀ DEI SERVIZI E CONTROLLI A CARICO DELL'UTENTE, ESCLUSIONE E LIMITAZIONE DI RESPONSABILITA'.

2.1.– Ove non diversamente stabilito, CompEd Servizi provvederà a sottoporre alla procedura informatica della ";conservazione"; i documenti immessi e riferibili all'Utente (identificato da un singolo codice fiscale). CompEd Servizi genererà pacchetti di archiviazione (PdA) conformi alle norme vigenti, consolidati tramite sottoscrizione e marcatura temporale dell'Indice della Conservazione una prima volta al termine del processo di acquisizione di tutte le PEC contenute nell'archivio dell'Utente e, successivamente, una volta all'anno, alla data di scadenza del contratto.
2.2.– L'Utente dichiara di essere a conoscenza del fatto che la conservazione delle PEC ha, tra le sue finalità, quella di preservare il massimo valore probatorio delle PEC anche oltre la scadenza del certificato di firma elettronica usato dal gestore per sottoscrivere le notifiche e le ricevute delle comunicazioni.
Qualora all'avvio del Servizio di CompEd Servizi o durante la sua esecuzione, l'acquisizione delle PEC dell'Utente comprenda anche PEC, avvisi o ricevute di PEC il cui certificato sia già scaduto o in prossima scadenza – indicativamente nelle 48 ore successive all'acquisizione iniziale delle PEC – , l'Utente prende atto che tale circostanza non è ovviabile da parte del processo di conservazione, il quale viene comunque effettuato (completata l'acquisizione della giacenza delle PEC nell'archivio dell'Utente viene effettuata la finalizzazione del relativo Pacchetto di Archiviazione (PdA)) ottemperando agli obblighi esistenti per la conservazione di documenti informatici.
Per tutte le PEC immesse nel sistema fino alla scadenza del contratto, sarà disponibile il Rapporto di Versamento firmato digitalmente dal Responsabile del Servizio di Conservazione di CompEd Servizi, che attesterà la data di presa in carico dei documenti in caso di successive scadenze o revoche dei certificati di firma dei gestori che hanno rilasciato le notifiche e le ricevute, e che dovessero intervenire prima della finalizzazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA) prevista alla fine dei 12 mesi di contratto.
2.3.– L'Utente si obbliga a effettuare sempre e con diligenza, prima, durante e dopo ogni operazione importante, accurate verifiche e controlli e a tenerne precisa e dettagliata registrazione, al fine di rilevare e ovviare per tempo a possibili problematiche. In particolare l'Utente si obbliga a verificare con adeguata frequenza la corretta acquisizione delle PEC da parte del sistema di CompEd Servizi, la corretta configurazione delle cartelle di posta elettronica certificata oggetto di conservazione e il contenuto dei Rapporti di Versamento
2.4.– Inoltre l'Utente si obbliga a:
a) adottare ogni e qualsiasi misura di sicurezza richiesta dalla legge, che sia idonea a garantire la protezione e la sicurezza, fisica e logica, dei propri documenti, dati e/o informazioni e in generale del proprio sistema informatico; in particolare l'Utente dichiara di essere a conoscenza del fatto che eventuali modifiche di configurazione della casella, creazione o cancellazione di cartelle, cancellazione di messaggi prima dell'acquisizione da parte del sistema, modifica della tipologia di ricevute, potrebbe causare la mancata acquisizione di messaggi PEC da parte del Sistema di Conservazione;
b) eseguire ogni eventuale comunicazione alle competenti autorità fiscali e/o amministrative che fosse richiesta in considerazione della conservazione a norma di legge dei documenti oggetto del presente accordo;
c) assolvere, secondo le modalità previste dalla normativa vigente, agli oneri di pagamento dell'imposta di bollo o di altre eventuali imposte, qualora ciò fosse previsto in ragione della tipologia di documento di cui richiede la Conservazione Digitale.
2.5.– L'Utente dà atto e concorda che, per interventi di manutenzione o in funzione del traffico complessivo su internet, potranno verificarsi temporanee interruzioni delle attività, senza che ciò comporti diritti a indennizzi o a risarcimenti a carico di CompEd Servizi.
2.6.– L'Utente concorda che eventuali errori riconducibili all'attività di conservazione delle PEC – se esclusivamente imputabili a CompEd Servizi stessa – comporteranno a carico di CompEd Servizi soltanto l'onere di procedere ad una nuova finalizzazione del Pacchetto di Archiviazione (PdA) escluso tassativamente ogni altro diverso onere.
2.7.– Premesso che CompEd Servizi opererà con la massima diligenza e conserverà le PEC su più server e con più copie di salvataggio dei dati, situati in luoghi fisici distinti, l'Utente si impegna a tenere copia digitale dei documenti conservati, dei file di conservazione e dei dati ad essi relativi, onde ridurre il rischio di perdita definitiva di tali documenti, file e dati.

3.– MODALITA' DI EROGAZIONE E REGOLAMENTAZIONE DEL SERVIZIO.

3.1.– CompEd Servizi è libera di erogare il servizio all'Utente con le modalità meglio viste ed in piena autonomia, utilizzando, se ritenuto opportuno e a proprio insindacabile giudizio, in tutto o in parte, anche beni o servizi offerti da società, persone o enti terzi.
3.2.– Il software e l'hardware utilizzati per la prestazione dei servizi sono scelti unilateralmente da CompEd Servizi e sono e rimangono di esclusiva titolarità e pertinenza di quest'ultima.
3.3.– Affinché il Servizio possa essere prestato, l'Utente dovrà provvedere ad effettuare le operazioni di configurazione della casella PEC (o delle caselle PEC), secondo le modalità pubblicate da CompEd Servizi sul proprio sito Internet o diversamente comunicate.
3.4.– L'Utente dichiara di essere autorizzato a trasmettere a CompEd Servizi i dati e i documenti che invierà a quest'ultima in esecuzione del Servizio; dichiara quindi, nello specifico, che i dati della casella PEC o delle caselle PEC che inserirà in fase di configurazione del Servizio sono di Sua proprietà o di proprietà del soggetto che rappresenta e dichiara da subito di essere autorizzato ad inserirli. Dichiara altresì di conferire a CompEd Servizi l'incarico di Conservazione Digitale di tali documenti e dati.
3.5.– L'Utente che abbia provveduto al pagamento dell'importo pattuito, ha diritto alla Conservazione Digitale dell'insieme delle PEC nei limiti della dimensione massima di spazio prevista dell'opzione tariffaria. Concorrono alla determinazione dello spazio di memoria occupato: il corpo del documento, i metadati riferiti al documento, il rapporto di versamento generato.
È tassativamente esclusa la possibilità per l'Utente di trasferire a favore di soggetti diversi dallo stesso Utente, eventuale residuo di spazio che, per qualsiasi ragione, non sia stato usufruito o che non possa più essere usufruito.
3.6.– Nel caso in cui le PEC dell'Utente, in un momento qualsiasi del periodo contrattuale, superino complessivamente la dimensione massima dello spazio acquistato dall'Utente, il sistema cesserà di acquisire nuovi documenti salvo l'acquisto da parte dell'Utente stesso di ulteriore spazio di memoria.
3.7.– Il Servizio prestato da CompEd Servizi comprende la conservazione digitale a norma, per un periodo di anni 1 (uno), dei documenti gestiti in esecuzione di questo accordo. All'uopo, l'acquisto da parte dell'Utente del Servizio comporta, l'affidamento a soggetto esterno (CompEd Servizi) sulla base del presente accordo, della delega allo svolgimento delle specifiche attività di conservazione qui indicate, in conformità al manuale della conservazione di CompEd Servizi e in conformità, in particolare, agli art. 5 e 7 del DPCM 3 dicembre 2013.
3.8.– I documenti informatici gestiti da CompEd Servizi nell'ambito del Servizio saranno resi disponibili "on line", tramite Internet, all'Utente che potrà consultarli e scaricarli, con modalità telematiche, in qualsiasi momento, per tutto il periodo della gestione (come indicato all'art. 7). I documenti saranno gestiti e mantenuti "on line" in base ad elevati standard di qualità, tuttavia l'Utente prende atto che potranno occasionalmente verificarsi, anche a causa di Internet o per ragioni tecniche non dipendenti da CompEd Servizi, temporanee interruzioni della disponibilità "on line" dei documenti.
3.9.– Il prezzo del servizio dovrà essere versato in via anticipata rispetto all'erogazione del Servizio tramite bonifico bancario o con qualsiasi altro mezzo che CompEd Servizi metterà a disposizione. In caso di mancato pagamento degli importi pattuiti, il Servizio non verrà erogato e CompEd Servizi sarà esente da qualsivoglia responsabilità per l'eventuale mancata esecuzione di adempimenti convenzionali o obbligatori.

4.– DOCUMENTI DI RILEVANZA TRIBUTARIA.

4.1.– Le parti prendono atto che le PEC dell'Utente possono avere rilevanza tributaria e che le procedure informatiche che CompEd Servizi utilizzerà per la gestione di detti documenti, vengono e verranno approvate e confermate, espressamente o tacitamente, dall'Utente.
4.2.– Le parti, altresì, prendono atto che CompEd Servizi, nell'esercizio dell'attività di conservazione delle PEC, presta un'attività meramente tecnico/informatica e puramente esecutiva di un incarico ricevuto dall'Utente per la conservazione digitale delle PEC stesse, esclusa ogni altra operazione e connotazione di tipo consulenziale. In particolare CompEd Servizi non effettua e non può effettuare alcuna verifica e/o controllo sul contenuto, sulla completezza e sulla correttezza dei documenti; tale verifica spetta, in via esclusiva, preventiva e successiva tempestiva, all'Utente che ha l'obbligo di gestire in autonomia l'eventuale contenuto tributario secondo quanto stabilito dalle norme.

5.– RISPETTO DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI RISERVATEZZA DEI DATI.

5.1.– L'Utente dichiara sin d'ora, esonerando CompEd Servizi da ogni connessa responsabilità, che i documenti e i dati trasmessi a CompEd Servizi sono trattati dall'Utente in modo lecito e in conformità alla legge vigente, anche con riguardo all'adozione delle misure minime di sicurezza, avendo l'Utente ottenuto tutte le autorizzazioni eventualmente necessarie da parte di terzi "titolari" o, comunque, degli interessati, ivi compresa l'autorizzazione a trasferire i documenti e i dati stessi a CompEd Servizi per il compimento delle attività pattuite.

6.– DURATA DEL CONTRATTO.

6.1.– Il contratto si conclude al raggiungimento della dimensione massima di memoria acquistata per il servizio di conservazione e, nel caso in cui non si raggiunga tale dimensione massima di memoria, si conclude, in ogni caso, trascorsi 365 giorni dalla data di sottoscrizione del Servizio. Nel caso in cui, prima della scadenza annuale, si raggiunga lo spazio massimo di memoria acquistato e vi sia la necessità di immettere altri documenti nel sistema di conservazione di CompEd Servizi, l'Utente potrà effettuare un nuovo acquisto del Servizio, alle condizioni vigenti. Prima della conclusione del contratto il servizio potrà essere rinnovato, alle condizioni vigenti, pubblicate sul sito Internet di CompEd Servizi.

7.– EFFETTI DEL CONTRATTO – DISPONIBILITA' ON LINE DEI DOCUMENTI DELL'UTENTE.

7.1.– Al raggiungimento del limite massimo di spazio di memoria indicato nel piano tariffario acquistato, l'Utente non potrà immettere altri documenti nel Sistema di Conservazione salvo effettuare un nuovo acquisto del Servizio. CompEd Servizi continuerà, comunque, a lasciare a disposizione dell'Utente, per la consultazione, i documenti elettronici che lo riguardano fino al trecentosessantacinquesimo (365) giorno dalla data di sottoscrizione del Contratto.
7.2.– Trascorso il termine di cui al paragrafo precedente, in assenza di rinnovo del Servizio da parte dell'Utente, i documenti elettronici non saranno più disponibili online. L' Utente, oltre a consultarli e a scaricarli con modalità telematiche per tutto il periodo di vigenza del contratto, alla scadenza di quest'ultimo avrà a disposizione ulteriori 60 giorni, entro i quali potrà scaricare i documenti con modalità telematiche oppure richiedere a CompEd Servizi una copia degli stessi. Tale eventuale copia dei documenti verrà fornita da CompEd Servizi contro il solo rimborso dei costi relativi all'impiego di proprio personale tecnico, di eventuali supporti per la memorizzazione dei dati e delle spese di spedizione. I costi saranno determinati sulla base dei listini di CompEd Servizi vigenti al momento del compimento delle predette attività. Per quanto non espressamente qui specificato si rimanda alle procedure documentate nel Manuale della Conservazione con tutte le sue future evoluzioni.
Decorso il termine di 60 giorni di cui sopra, il Cliente autorizza sin da ora CompEd Servizi a cancellare i documenti informatici e gli annessi metadati versati in conservazione (e tutte le relative copie). L'Utente dichiara inoltre fin da ora di essere consapevole degli obblighi previsti, esclusivamente a suo carico, dalla vigente normativa in ordine al periodo minimo di conservazione dei documenti e pertanto solleva CompEd Servizi da ogni e qualsiasi responsabilità qualora l'Utente non abbia rinnovato il Servizio.
7.3.– In caso di cessazione dell'attività da parte di CompEd Servizi rimane a discrezione di CompEd Servizi stessa il passaggio dei documenti conservati digitalmente ad altro fornitore di servizi di conservazione oppure la restituzione all'Utente dei documenti digitali conservati, con la modalità prevista dalla legge.
7.4.– Durante tutto il periodo di conservazione dei documenti digitali, l'Utente potrà richiedere a CompEd Servizi anche la consegna su supporto di memoria dei documenti digitali conservati, contro il pagamento anticipato a CompEd Servizi del costo di tale operazione alle tariffe vigenti al momento della richiesta.

8.– LEGGE APPLICABILE, GIURISDIZIONE E COMPETENZA.

8.1.– Il presente contratto è disciplinato, interamente, dalla legge Italiana.
8.2.– Ai sensi e per gli effetti della lettera b) dell'art. 14 del Regolamento n. 864/2007/CE, i rapporti extracontrattuali tra le parti sono, comunque, disciplinati dalla legge Italiana.
8.3.– In applicazione del Regolamento n. 44/2001/CE, nonché in disapplicazione e deroga ad eventuali diverse norme di collegamento di singoli ordinamenti o di Convenzioni Internazionali, ogni controversia, anche in ordine alla fase cautelare, comunque attinente alla interpretazione o esecuzione del presente contratto, sarà devoluta in via esclusiva alla Giurisdizione Italiana, con competenza, anch'essa esclusiva, del Foro di Genova.

9.– FORMA SCRITTA.

9.1.– Qualsiasi modifica al presente accordo e relativi allegati deve risultare in forma scritta a pena di nullità. Le parti concordano nel non riconoscere validità giuridica alcuna alle dichiarazioni modificative verbali (o, comunque, non in forma scritta) precedenti, contemporanee o successive, da chiunque rese.

10.– MODALITA' DI COMUNICAZIONE DEI DATI.

10.1.– Il mezzo di trasmissione e/o acquisizione di tutti i dati e documenti necessari per l'erogazione del Servizio da parte di CompEd Servizi, è indicato sul sito Internet di CompEd Servizi. I dati e i documenti necessari alla Conservazione Digitale dei Documenti saranno inviati a – o acquisiti da – CompEd Servizi con le modalità indicate sul sito internet di CompEd Servizi. CompEd Servizi è libera di modificare tali modalità in qualsiasi momento, dandone comunicazione tramite il sito Internet di CompEd Servizi o, a propria insindacabile discrezione, con altre modalità, quali, a titolo esemplificativo l'e-mail e la PEC.

11.– MODALITA' DI FATTURAZIONE DI COMPED SERVIZI – AUTORIZZAZIONE ALL'INVIO IN FORMATO PDF.

11.1.– CompEd Servizi provvederà ad inviare le fatture relative agli acquisti effettuati esclusivamente a mezzo della posta elettronica (email), in formato PDF. CompEd Servizi è, pertanto, autorizzata, senza riserve, a utilizzare tale modalità di invio dei documenti contabili afferenti i propri pagamenti. L'Utente contestualmente, dichiara di essere in grado di ricevere, visualizzare e stampare i predetti documenti in formato PDF, nonché di essere a conoscenza dell'obbligo di stampa su carta ai fini della relativa conservazione, in ossequio alla normativa vigente. L'indirizzo di posta elettronica al quale saranno trasmesse le fatture di CompEd Servizi, sarà quello indicato dall'Utente al momento dell'acquisto del Servizio.

12.– ALTRE COMUNICAZIONI.

12.1.– Salvo quanto previsto dall'art. 10, per qualsivoglia altra comunicazione inerente alle presenti condizioni, l'Utente dovrà rivolgersi a CompEd Servizi Srl, Via delle Fabbriche 30E/14, 16158 Genova, PEC: compedservizi@pec.it.

13.– POLITICA INTEGRATA AI SENSI DELLA NORMA INTERNAZIONALE UNI ISO 37001.

13.1.– L’Utente dichiara fin da ora di:
- avere preso atto che CompEd Servizi S.r.l. ha adottato una Politica Integrata ai sensi della norma internazionale UNI ISO 37001 e di aver preso visione della stessa, in quanto disponibile sul sito internet di CompEd Servizi S.r.l. al seguente link https://comped.it/file/documenti/POI100-POLITICA_PER_IL_SISTEMA_DI_GESTIONE_INTEGRATO.pdf;
- impegnarsi a tenere un comportamento conforme alle norme di legge e ai principi e alle regole di cui ai suddetti documenti e di condividerne i principi;
- accettare che la violazione delle norme e delle procedure contenute nella Politica Integrata, da parte del dichiarante, dei propri soci, amministratori, procuratori, dipendenti, collaboratori assimilati e/o altri eventuali collaboratori di cui la stessa debba rispondere (compresi gli agenti, i rappresentanti e gli altri mandatari), comporta la facoltà per CompEd Servizi S.r.l. di ottenere la risoluzione di diritto ex art. 1456 cod. civ. per inadempimento del dichiarante, per effetto della mera dichiarazione di volersi avvalere della presente clausola risolutiva espressa, nonché il diritto di richiedere il risarcimento dei danni, anche di immagine.
L’Utente si impegna inoltre a comunicare tempestivamente a CompEd Servizi ogni eventuale variazione di quanto riportato nella presente dichiarazione.

Vers. 23.01.2024